Auf die Frage nach dem Preis folgt meistens eine Gegenfrage, und das wirkt wie Ausweichen. Ist es nicht, aber es hilft auch niemandem. Deshalb hier der umgekehrte Weg: nicht was es kostet, sondern woran es liegt.
Fünf Faktoren bestimmen den Preis von Individualsoftware: die Anzahl der Rollen, die Anbindung an vorhandene Systeme, die Datenübernahme aus dem Alten, die Frage nach Offline-Fähigkeit, und die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit. Jeder dieser Punkte kann eine Anwendung um ein Vielfaches teurer machen, und jeder ist verhandelbar.
1. Rollen und Rechte
Eine Anwendung, in der alle Nutzer dasselbe dürfen, ist deutlich einfacher als eine mit vier Rollen. Jede Rolle bringt eigene Ansichten, eigene Berechtigungen und eigene Testfälle mit. Der Aufwand wächst nicht linear, weil jede Kombination geprüft werden muss.
Zum Zuschneiden: Starte mit zwei Rollen, meist Bearbeiter und Verwaltung. Weitere Abstufungen lassen sich später ergänzen, und nach ein paar Monaten Betrieb weißt du deutlich besser, welche du wirklich brauchst.
2. Anbindung an vorhandene Systeme
Eine Anwendung, die für sich steht, ist überschaubar. Sobald sie Daten aus der Warenwirtschaft zieht, Belege in die Buchhaltung schreibt oder Termine in einen Kalender stellt, kommt für jede Verbindung Aufwand dazu: Zugang klären, Felder zuordnen, Fehlerfälle behandeln, testen.
Zum Zuschneiden: Priorisiere. Welche eine Verbindung spart am meisten Handarbeit? Die zuerst, der Rest in einer zweiten Ausbaustufe.
3. Datenübernahme
Der Posten, der am häufigsten unterschätzt wird. Daten aus einem Altsystem sind selten sauber: doppelte Einträge, uneinheitliche Schreibweisen, Felder, die zweckentfremdet wurden, Datensätze ohne Zusammenhang. Die technische Übernahme ist schnell, das Bereinigen ist die Arbeit.
Zum Zuschneiden: Frage, wie weit zurück die Daten wirklich gebraucht werden. Sehr oft reichen die laufenden Vorgänge plus ein Archiv, das nur gelesen wird.
4. Offline-Fähigkeit
Wenn die Anwendung ohne Netz funktionieren muss, ändert das die Bauweise grundlegend. Daten liegen dann lokal und werden später abgeglichen, und dieser Abgleich muss Konflikte, abgebrochene Übertragungen und verlorene Geräte behandeln.
Zum Zuschneiden: Prüfe, wo tatsächlich gearbeitet wird. Wenn die Nutzung im Haus mit stabilem WLAN stattfindet, entfällt der teuerste Einzelposten. Wann eine App den Aufwand rechtfertigt und wann eine Website reicht, steht im Beitrag über App oder Website.
5. Nachvollziehbarkeit
Muss jederzeit belegbar sein, wer wann was geändert hat? Müssen Belege unveränderbar sein? Gibt es Aufbewahrungsfristen? Solche Anforderungen sind vollkommen legitim, sie kosten aber Aufwand in der Datenhaltung, in der Oberfläche und im Test.
Zum Zuschneiden: Trenne die Fälle. Für viele Daten reicht ein einfaches Änderungsprotokoll, und nur wenige Bereiche brauchen wirklich Revisionssicherheit.
Woran du ein unrealistisches Angebot erkennst
Ein zu niedriges Angebot ist teurer als ein hohes, weil der fehlende Teil später als Nachtrag kommt. Diese Merkmale sind verlässliche Warnzeichen:
- Der Preis steht fest, bevor über die fünf Punkte oben gesprochen wurde.
- Datenübernahme und Test sind nicht eigens ausgewiesen.
- Es gibt keine Aussage dazu, was nach der Übergabe passiert.
- Die Schätzung stammt aus einer Funktionsliste ohne Rückfragen. Wer keine Fragen hat, hat die Aufgabe nicht verstanden.
Wie du den Preis selbst senkst
Der wirksamste Hebel ist nicht Verhandeln, sondern Zuschneiden. Ein klar abgegrenzter erster Ausbau, der einen einzigen Engpass beseitigt, ist meist ein Bruchteil dessen, was in der ersten Wunschliste steht. Er ist schneller im Einsatz, er liefert echte Rückmeldungen, und er verhindert die teuerste Variante überhaupt: eine Anwendung, die alles kann und niemand benutzt.
Der zweite Hebel ist Vorarbeit. Wer vorher aufschreibt, welche Felder gepflegt werden und welche Regeln gelten, spart Klärungsrunden. Diese Arbeit kann niemand besser leisten als der Betrieb selbst.
Wie wir das angehen
Wir schneiden den Umfang nach dem Erstgespräch zu und kalkulieren mit benannten Bestandteilen, damit erkennbar ist, welcher Posten woran hängt. So lässt sich auch etwas streichen, ohne dass die Kalkulation zusammenbricht. Mehr dazu unter Individualsoftware und Prozessautomatisierung.
Was bestimmt den Preis von Individualsoftware?
Fünf Faktoren: Anzahl der Rollen und Rechte, Anbindung an vorhandene Systeme, Umfang der Datenübernahme, Offline-Fähigkeit und Anforderungen an Nachvollziehbarkeit. Jeder davon lässt sich bewusst zuschneiden.
Warum nennen Anbieter selten einen Preis vorab?
Weil identisch klingende Anforderungen um ein Vielfaches auseinanderliegen können. Eine Anwendung mit zwei Rollen ohne Anbindung und eine mit fünf Rollen, drei Schnittstellen und Offline-Betrieb sind zwei völlig verschiedene Vorhaben.
Wie kann ich die Kosten senken?
Durch Zuschneiden statt Verhandeln: ein klar abgegrenzter erster Ausbau, der einen einzigen Engpass beseitigt. Dazu Vorarbeit im eigenen Betrieb, also aufschreiben, welche Felder gepflegt werden und welche Regeln gelten.
Was kostet Software nach der Fertigstellung?
Betrieb, Aktualisierungen der verwendeten Bausteine und Anpassungen an neue Systemumgebungen. Diese laufenden Kosten gehören in die Entscheidung, nicht erst in die Rechnung des zweiten Jahres.
Passend dazu
