Die Frage kommt meist zu spät, nämlich dann, wenn schon zwei Angebote auf dem Tisch liegen. Sie gehört an den Anfang, und sie lässt sich beantworten, ohne dass jemand die Schultern zuckt.
Standardsoftware ist die richtige Wahl, solange dein Ablauf dem entspricht, was der Markt kennt. Eigene Entwicklung lohnt sich erst dort, wo genau dieser Ablauf dein Unterschied zum Wettbewerb ist, wo kein Anbieter deine Kombination abdeckt, oder wo Lizenzkosten mit der Anzahl der Nutzer so stark steigen, dass sich der Bau rechnet.
Die Entscheidungstabelle
| Kriterium | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Buchhaltung, Lohn, Steuer | Standard | Gesetzlich geregelt und ständig in Bewegung. Wer das selbst baut, pflegt Gesetzesänderungen auf eigene Rechnung. |
| Warenwirtschaft, Kasse | Standard | Ausgereifte Anbieter, große Auswahl, Schnittstellen vorhanden. Eigenbau bringt hier fast nie einen Vorteil. |
| Zeiterfassung, Urlaub | Standard | Sehr ähnliche Anforderungen über alle Betriebe hinweg. Der Markt ist gesättigt und günstig. |
| Kundenverwaltung ohne Besonderheiten | Standard | Auch hier gilt: was alle brauchen, gibt es fertig und besser getestet. |
| Dein eigener Kernablauf | Individuell | Genau das, was du anders machst als andere, findet sich in keinem Produkt. |
| Verbindung mehrerer Systeme | Individuell oder Schnittstelle | Kein Standardprodukt kennt deine konkrete Kombination. |
| Kundenportal mit eigenen Regeln | Individuell | Rollen, Sichtbarkeiten und Freigaben sind betriebsspezifisch. |
| Sehr viele Nutzer bei einfacher Funktion | rechnen | Ab einer bestimmten Zahl übersteigen Lizenzkosten die Entwicklung. Die Grenze liegt oft niedriger als vermutet. |
Vier von acht Zeilen raten zum Standard, und das ist keine Bescheidenheit, sondern Erfahrung. Wer Buchhaltung selbst baut, hat kein Softwareprojekt, sondern ein Abonnement auf Gesetzesänderungen.
Woran erkenne ich meinen Kernablauf?
Ein brauchbarer Test besteht aus zwei Fragen. Erstens: Würde ein Wettbewerber, der genau denselben Ablauf übernimmt, damit auch genau dieselbe Leistung erbringen? Wenn ja, ist es kein Alleinstellungsmerkmal, sondern Handwerk, und dafür gibt es Produkte.
Zweitens: Erklären deine Leute den Ablauf neuen Mitarbeitern in fünf Minuten, oder brauchen sie zwei Wochen? Was lange dauert, ist entweder besonders oder unnötig kompliziert. Beides ist ein Grund, genauer hinzusehen, aber nur das Erste ist ein Grund zu bauen.
Die Kostenfalle beim Standard
Standardsoftware ist selten so günstig, wie die Preisliste vermuten lässt. Was regelmäßig dazukommt:
- Einrichtung und Anpassung. Bei größeren Systemen übersteigt der Einführungsaufwand die erste Jahreslizenz deutlich.
- Zusatzmodule. Die Grundfassung deckt oft genau das nicht ab, weswegen man das Produkt gekauft hat.
- Datenübernahme. Aus dem Altsystem, aus Tabellen, aus Papier. Dieser Posten wird fast immer unterschätzt.
- Schulung und Umgewöhnung. In den ersten Wochen sinkt die Leistung, egal wie gut das Produkt ist.
Das ist trotzdem kein Argument gegen den Standard. Es ist ein Argument dafür, beide Wege mit denselben Posten zu vergleichen, statt Lizenzpreis gegen Entwicklungsangebot zu stellen.
Die Kostenfalle bei der Eigenentwicklung
Auf der anderen Seite steht ein Posten, der in keinem Angebot auftaucht: eigene Software hört nicht auf zu existieren. Sie braucht Aktualisierungen der Bausteine, auf denen sie steht, sie muss zu neuen Betriebssystemen passen, und Sicherheitslücken in verwendeten Bibliotheken werden zu deinem Thema.
Als grober Anhalt: Rechne pro Jahr mit einem spürbaren Anteil der ursprünglichen Entwicklungskosten allein für Erhalt. Wer das nicht einplant, hat nach drei Jahren eine Anwendung, die niemand mehr anfassen will.
Der Mittelweg, der oft der beste ist
Zwischen „alles kaufen“ und „alles bauen“ liegt die Kombination: Standardprodukte für alles Übliche, dazu ein kleines eigenes Werkzeug für genau den Teil, der besonders ist, und eine Schnittstelle dazwischen.
Diese Aufteilung hat einen unterschätzten Vorteil. Der eigene Teil bleibt klein, überschaubar und austauschbar. Fällt die Entscheidung später anders aus, wirft man ein Modul weg und nicht das ganze System.
Wann du gar nichts entscheiden musst
Es gibt einen dritten Fall, der in Beratungsgesprächen selten vorkommt: Manchmal ist die Antwort, den Ablauf zu ändern statt Software dafür zu kaufen. Wenn drei Freigabestufen existieren, weil vor acht Jahren einmal etwas schiefging, dann ist die Frage nicht, welches Werkzeug das abbildet, sondern ob es diese drei Stufen noch braucht.
Software macht bestehende Abläufe schneller. Sie macht sie nicht besser. Einen unnötigen Schritt zu digitalisieren heißt, ihn dauerhaft festzuschreiben.
Wie wir das angehen
Wir schauen uns zuerst an, was es am Markt gibt, und sagen es auch, wenn ein Produkt passt. Erst wenn die Tabelle oben eindeutig in Richtung eigener Entwicklung zeigt, sprechen wir über Umfang und Preis. Wie wir dann arbeiten, steht unter Individualsoftware für interne Abläufe.
Wann lohnt sich Individualsoftware gegenüber Standardsoftware?
Wenn der abzubildende Ablauf dein Unterschied zum Wettbewerb ist, wenn kein Produkt deine Kombination abdeckt, oder wenn Lizenzkosten mit der Nutzerzahl so stark steigen, dass sich die Entwicklung rechnet.
Was kostet Standardsoftware wirklich?
Neben der Lizenz fallen Einrichtung, Zusatzmodule, Datenübernahme und Schulung an. Bei größeren Systemen übersteigt der Einführungsaufwand die erste Jahreslizenz regelmäßig.
Kann man Standard und Eigenentwicklung kombinieren?
Ja, und das ist häufig die beste Lösung. Standardprodukte für alles Übliche, ein kleines eigenes Werkzeug für den besonderen Teil, dazwischen eine Schnittstelle. Der eigene Anteil bleibt so klein und austauschbar.
Welche laufenden Kosten hat eigene Software?
Aktualisierungen der verwendeten Bausteine, Anpassungen an neue Systemumgebungen und das Schließen von Sicherheitslücken. Als grober Anhalt sollte pro Jahr ein spürbarer Anteil der ursprünglichen Entwicklungskosten für den Erhalt eingeplant werden.
