Die Warenwirtschaft kennt den Auftrag, das Planungswerkzeug kennt den Termin, und dazwischen sitzt jemand, der beides abgleicht. Der naheliegende Gedanke ist ein System, das alles kann. Der günstigere Gedanke ist eine Verbindung zwischen dem, was schon da ist.
Eine Schnittstelle lohnt sich, wenn beide Systeme fachlich passen und nur die Daten nicht fließen. Sie ist in Tagen bis wenigen Wochen fertig statt in Monaten, sie lässt beide Systeme unangetastet, und sie ist die einzige Lösung, die auch dann noch trägt, wenn du eines der beiden Systeme später austauschst.
Woran erkenne ich, dass eine Schnittstelle reicht?
Die Prüfung besteht aus einer einzigen Frage: Beschweren sich deine Leute über die Systeme oder über den Weg dazwischen?
„Die Warenwirtschaft kann das nicht“ ist ein Systemproblem. „Ich muss den Auftrag zweimal eintippen“ ist ein Verbindungsproblem. Nur der zweite Fall ist ein Fall für eine Schnittstelle, und er ist in der Praxis der häufigere.
Die vier Fragen, die den Aufwand bestimmen
1. Gibt es eine Programmierschnittstelle?
Moderne Systeme bringen eine mit, meist eine Webschnittstelle mit Dokumentation. Dann ist der Zugang gelöst und es geht nur noch um die fachliche Zuordnung. Ältere Systeme bieten oft nur einen Datenbankzugriff oder einen Dateiexport. Auch das funktioniert, es ist nur mehr Handarbeit und empfindlicher gegenüber Aktualisierungen.
2. In welche Richtung fließen die Daten?
Eine Richtung ist deutlich einfacher als zwei. Wenn Aufträge nur von A nach B wandern, gibt es keine Konflikte. Sobald beide Seiten dieselben Daten ändern dürfen, muss geklärt werden, welche Seite im Zweifel gewinnt, und diese Frage ist fachlich, nicht technisch.
3. Wie schnell muss es sein?
Ein nächtlicher Abgleich ist ein Bruchteil des Aufwands einer sofortigen Übertragung. Die ehrliche Frage lautet nicht „wie schnell wäre schön“, sondern „was passiert, wenn ein Datensatz zwei Stunden alt ist“. Sehr oft: nichts.
4. Was passiert bei Fehlern?
Der Punkt, der über Verlässlichkeit entscheidet und im Angebot selten steht. Eine Schnittstelle ohne Fehlerbehandlung verliert Daten still. Nötig sind ein Protokoll darüber, was übertragen wurde, ein Wiederholungsversuch bei Ausfall der Gegenseite, und eine Meldung an einen Menschen, wenn ein Datensatz mehrfach scheitert.
Wo eine Schnittstelle nicht mehr trägt
Damit die Empfehlung nicht einseitig wirkt, hier die Gegenseite. Eine Schnittstelle ist die falsche Antwort, wenn:
- eines der Systeme fachlich nicht passt. Daten sauber in ein Werkzeug zu übertragen, das die Aufgabe ohnehin nicht abbildet, verlängert nur das Leiden.
- mehr als drei Systeme beteiligt sind. Ab da wächst die Anzahl der Verbindungen schneller als die Anzahl der Systeme, und die Pflege wird zum eigenen Projekt.
- die Datenstruktur grundlegend anders gedacht ist. Wenn ein System Kunden kennt und das andere nur Projekte, muss diese Lücke irgendwo geschlossen werden, und dann entsteht faktisch doch ein drittes System.
- eines der Systeme abgekündigt ist. Dann investierst du in eine Verbindung zu etwas, das bald verschwindet.
Der Zwischenschritt, der oft ausreicht
Bevor eine dauerhafte Schnittstelle gebaut wird, lohnt ein Zwischenschritt: ein automatisierter Export aus dem einen und ein Import ins andere System, einmal täglich, über eine Datei. Das ist unelegant, in zwei Tagen fertig und beantwortet die wichtigste Frage der Praxis, nämlich ob die fachliche Zuordnung überhaupt stimmt.
Erstaunlich oft bleibt es dabei, weil der nächtliche Rhythmus genügt. Und wenn nicht, hat man die fachliche Arbeit bereits gemacht und baut die dauerhafte Fassung auf gesichertem Boden.
Wie wir das angehen
Wir prüfen zuerst, was die beteiligten Systeme von sich aus anbieten, und bauen erst dann. Der erste Schritt ist meist ein Abgleich in eine Richtung, gut protokolliert, mit einer Meldung bei Fehlern. Alles Weitere ergibt sich aus dem, was der Betrieb danach tatsächlich vermisst. Mehr dazu unter Software und Schnittstellen für interne Abläufe.
Was ist eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen?
Eine Verbindung, über die Daten automatisch von einem System ins andere übertragen werden. Beide Systeme bleiben unverändert, es entfällt lediglich das manuelle Übertragen.
Wie lange dauert der Bau einer Schnittstelle?
Bei vorhandenen Programmierschnittstellen und einer Übertragungsrichtung sind wenige Tage bis Wochen realistisch. Beidseitiger Abgleich, Echtzeitanforderungen und ältere Systeme ohne Schnittstelle erhöhen den Aufwand deutlich.
Was passiert, wenn die Schnittstelle ausfällt?
Eine sauber gebaute Schnittstelle protokolliert jede Übertragung, wiederholt fehlgeschlagene Versuche automatisch und meldet an einen Menschen, wenn ein Datensatz mehrfach scheitert. Ohne diese drei Punkte gehen Daten still verloren.
Reicht ein nächtlicher Abgleich?
Sehr häufig ja. Die entscheidende Frage ist nicht, wie schnell es sein könnte, sondern was passiert, wenn ein Datensatz zwei Stunden alt ist. Ein nächtlicher Abgleich ist ein Bruchteil des Aufwands einer sofortigen Übertragung.
