Ein Auftrag kommt per Mail. Jemand legt ihn in der Warenwirtschaft an, trägt den Termin in den Kalender ein, schreibt den Kunden in eine Excel-Liste und notiert die Stunden abends noch einmal für die Lohnabrechnung. Vier Mal dieselben Daten. Niemand rechnet aus, was das kostet, weil es sich nach Kleinkram anfühlt.
Doppelte Datenpflege kostet regelmäßig einen fünfstelligen Betrag im Jahr, sobald mehr als eine Handvoll Vorgänge pro Tag anfällt. Die Rechnung dafür passt in eine Zeile und braucht weder Berater noch Software. Sie braucht drei Zahlen, die in jedem Betrieb bekannt sind.
Die Formel
Vorgänge pro Tag × Minuten pro Vorgang × 220 Arbeitstage
───────────────────────────────────────────────────────────── × interner Stundensatz
60Zu den Zahlen: 220 sind die Arbeitstage eines Jahres nach Urlaub und Feiertagen. Der interne Stundensatz ist nicht der Stundenlohn, sondern was die Stunde den Betrieb tatsächlich kostet, also Bruttolohn plus Lohnnebenkosten plus Arbeitsplatz. Für kaufmännische Tätigkeiten liegt der je nach Betrieb grob zwischen 35 und 60 Euro. Nimm deinen eigenen Wert, wenn du ihn kennst.
Drei Rechenbeispiele
Das sind ausdrücklich Rechenbeispiele und keine Kundenzahlen. Setz deine eigenen Werte ein, dann ist das Ergebnis deins.
| Kleiner Betrieb | Mittlerer Betrieb | Größerer Betrieb | |
|---|---|---|---|
| Vorgänge pro Tag | 8 | 25 | 60 |
| Minuten pro Vorgang | 4 | 6 | 5 |
| Interner Stundensatz | 42 € | 45 € | 48 € |
| Kosten pro Jahr | 4 928 € | 24 750 € | 52 800 € |
| entspricht | 15 Arbeitstagen | 69 Arbeitstagen | 138 Arbeitstagen |
Die letzte Zeile ist die aussagekräftigere. Beim mittleren Betrieb arbeitet rechnerisch ein Drittel einer Stelle das ganze Jahr daran, Daten von einer Stelle an die andere zu tragen. In keiner Auswertung taucht das auf, weil es sich auf zwanzig Leute und zweihundert Tage verteilt.
Warum die geschätzte Zahl fast immer zu niedrig ist
Wer die Minuten pro Vorgang schätzt, denkt an den Vorgang, der glatt läuft. Der dauert wirklich nur vier Minuten. Unter den Tisch fällt dabei:
- Der Wechsel zwischen zwei Programmen kostet Aufmerksamkeit, nicht nur Klicks. Wer aus der Warenwirtschaft in die Tabelle springt, braucht danach ein paar Sekunden, um wieder im Vorgang zu sein.
- Tippfehler tauchen später auf, meist bei jemand anderem. Die Suche danach ist teurer als die Eingabe.
- Rückfragen entstehen, weil zwei Systeme unterschiedliche Stände haben. Diese Telefonate rechnet niemand der doppelten Pflege zu.
Wenn du es genau wissen willst, miss es. Eine Woche lang bei jedem Vorgang die Zeit stoppen ist unangenehm und liefert eine belastbarere Zahl als jede Schätzung.
Ab wann lohnt sich eigene Software?
Hier kommt der Teil, den man von einem Softwareanbieter selten hört. Unter etwa 5 000 Euro Jahreskosten lohnt sich eigene Software in der Regel nicht. Ein sauber abgegrenztes internes Werkzeug will gebaut, getestet, eingeführt und danach betrieben werden. Liegt die Ersparnis bei 4 000 Euro im Jahr, hast du nach dem ersten Jahr nichts gewonnen und dafür ein System mehr, das gepflegt werden muss.
Was in diesem Bereich stattdessen hilft:
- Eine Schnittstelle zwischen zwei vorhandenen Programmen, statt eines dritten Programms.
- Ein Export aus dem einen und ein Import ins andere, auch wenn das unelegant klingt. Unelegant und in zwei Tagen fertig schlägt elegant und in zwei Monaten.
- Die ehrliche Frage, ob eines der beiden Systeme überhaupt gebraucht wird.
Ab ungefähr 15 000 Euro im Jahr wird es eindeutig. Da amortisiert sich auch ein größeres Vorhaben in überschaubarer Zeit, und die Frage ist nicht mehr ob, sondern in welcher Reihenfolge.
Die Rechnung hat eine zweite Seite
Zeitersparnis ist der Teil, den man ausrechnen kann. Der andere Teil passt in keine Formel und ist oft der wichtigere: Daten, die nur an einer Stelle stehen, sind auch nur an einer Stelle falsch. Wer zwei Listen führt, hat früher oder später zwei Wahrheiten, und dann diskutiert eine Besprechung darüber, welche Zahl stimmt, statt über die Sache.
Wie wir das angehen
Wir beginnen nicht mit einem Vorschlag, sondern mit der Frage, wo dieselbe Information mehrfach eingetippt wird. Meistens ist das nach einer Stunde klar, und meistens sind es weniger Stellen als befürchtet. Danach entscheidet die Zahl von oben, ob sich überhaupt etwas lohnt. Wenn ja, findest du hier, wie wir Software für interne Abläufe entwickeln.
Wie berechne ich die Kosten doppelter Datenpflege?
Vorgänge pro Tag mal Minuten pro Vorgang mal 220 Arbeitstage, geteilt durch 60, mal interner Stundensatz. Das Ergebnis sind die Personalkosten pro Jahr, die allein durch das mehrfache Erfassen derselben Daten entstehen.
Ab welchem Betrag lohnt sich eigene Software?
Als Faustregel ab etwa 5 000 Euro jährlichen Kosten, eindeutig ab rund 15 000 Euro. Darunter sind eine Schnittstelle oder ein Export-Import-Weg zwischen den vorhandenen Systemen fast immer die wirtschaftlichere Lösung.
Was ist ein interner Stundensatz?
Nicht der Stundenlohn, sondern was eine Arbeitsstunde den Betrieb kostet: Bruttolohn plus Lohnnebenkosten plus anteilige Arbeitsplatzkosten. Für kaufmännische Tätigkeiten liegt er je nach Betrieb grob zwischen 35 und 60 Euro.
Reicht nicht eine Schnittstelle statt einer neuen Anwendung?
Sehr oft ja. Wenn beide Systeme fachlich passen und nur die Daten nicht fließen, ist eine Schnittstelle schneller, günstiger und dauerhaft weniger Pflegeaufwand als ein drittes System daneben.
